С этого начинается цифровая трансформация бизнеса

Трансформация начинается не с выбора технологий. Она начинается с честного взгляда на то, как устроен ваш бизнес прямо сейчас, какие боли он терпит, и почему именно эти боли стоят денег.

Этапы цифровизации

Цифровизация бизнеса — это не просто внедрение новых систем. Это поэтапный процесс, который требует системного подхода:

1. Аудит — На этом этапе анализируем бизнес-процессы
2. Цели — Определяем, какие проблемы в каких процессах решаем
3. Выбор решения — Как мы эти проблемы можем решить минимальными затратами в долгосрочной перспективе
4. Внедрение — Делаем миграции данных, обучаем сотрудников, запускаем постепенно разные отделы

Всё это делается поэтапно, бизнес-процесс за бизнес-процессом, а не все сразу.

А теперь представьте ситуацию: собственник получил консультацию от агентства и вдруг решил, что нужна 1С, облачная ERP, CRM и платформа для аналитики. Все сразу. По совету агентства, и обязательно у них заказать. Проект проваливается в первые три месяца, и компания считает, что “цифровизация — не для нас”. Это и есть хреновая цифровизация.

Этап 1: Аудит

Большинство компаний пропускают аудит и начинают с выбора решения — и это фатальная ошибка, так как аудит — это самый важный этап.

На этом этапе вы должны ответить на конкретные вопросы: сколько времени уходит на каждый бизнес-процесс, сколько ошибок возникает при ручной обработке данных, во сколько обходится один час этого процесса? Берите цифры из бухгалтерии, административного учета. Не “примерно”, а именно измеряем, получаем их из реальных данных.

Например, вы обнаруживаете, что подготовка счета для клиента занимает три часа (вытягивание данных из разных систем вручную, проверка, переделка из-за ошибок). В месяц получается 30-40 счетов. Разделите среднюю зарплату вашего сотрудника на затрачиваемое время на их подготовку — это ваша стоимость процесса в рублях.

Посмотрите, как люди работают. Не как “должны” работать, а как реально работают. Какие костыли они придумали для компенсации недостатков системы? Какие данные они хранят в таблицах Excel вместо базы данных? Это важная информация — именно эти костыли показывают, где есть места для улучшений.

К примеру, мы периодически выезжаем к клиентам для аудита и бывает сидим у них в офисе по 8 часов в течение недели, чтобы просто понять, как они работают.

Что дальше? Компания видит результаты аудита и часто произносит: “Нам нужна 1С”. Нет. Вам нужно, чтобы процесс выставления счета занимал не несколько часов, а 5 минут. 1С — это инструмент для достижения цели, но не сама цель.

Этап 2: Цели

Цели должны быть конкретными, измеримыми и привязанными к деньгам. Вот примеры правильно сформулированных целей:

• Сократить время подготовки счета с 3 часов до 5 минут (экономия 60 тысяч рублей в год)
• Снизить количество ошибок при ручном вводе данных на 95% (исключить переделки, экономия на исправлениях)

Вот так это должно звучать в кабинете директора. Не “улучшить”, не “оптимизировать”. Конкретные цифры. Конкретные сроки.

На этом этапе вы также определяете, кто “заказчик” трансформации в компании. Это не должна быть одна пассивная фигура. Это должна быть коалиция: руководитель отдела, который ощущает боль процесса; финансист, который может оценить выгоду.

Без этой коалиции трансформация либо замрет, либо пойдет в сторону, которая нужна техническим специалистам, а не бизнесу.

Этап 3: Выбор решения

Когда цели ясны, начинается выбор системы. И здесь происходит самая частая ошибка: поиск идеального решения, которое решит все проблемы разом и будет идеально под вас заточено. Такого не существует.

Вместо этого существуют три типа решений:

1. Готовые системы (SaaS, коробочные) — быстро, дешево, но требуют адаптации ваших процессов к возможностям системы.
2. Полу-кастомные решения — готовая платформа с модификациями под ваши нужды. Оптимальный баланс для большинства. Занимает 2-4 месяца внедрения.
3. Полностью кастомное решение — разработка с нуля. Дорого, долго (минимум полгода), рискованно. Имеет смысл только если у вас уникальные процессы, которые дают конкурентное преимущество.

Вот ошибка в выборе: компания мечтает о варианте 3, но платит деньги за вариант 2, в результате получает что-то между 1 и 2, разочаровывается, потому что это “не то”.

Правильный подход: начните с готового решения. Переформатируйте под него часть своих процессов (это часто улучшает их качество). Если система “придавила” вам где-то, тогда думаете о модификациях. Не наоборот.

При выборе смотрите не на возможности (их всегда выписывают красиво), а на:

• Скорость внедрения: сколько месяцев нужно, чтобы система работала в боевом режиме?
• Стоимость жизненного цикла: не только покупка, но и обслуживание, обновления, обучение.
• Поддержка: есть ли у вендора партнеры в России? Можно ли найти специалистов, когда понадобится?
• Отзывы конкретных компаний: не общие хвалебные слова, а опыт трех-четырех компаний, похожих на вас.

К примеру, мы клиентам периодически внедряем: Битрикс, Aimylogic и никто не жалуется.

Золотое правило: если выбор между двумя системами занимает более месяца, вы делаете что-то не так. Делайте выбор за две недели и начинайте внедрение.

Этап 4: Внедрение

Вот здесь система сталкивается с реальностью. И реальность часто выглядит иначе, чем на диаграммах.

Внедрение — это не просто “купить и установить систему”. Это комплекс работ:

• Миграция данных (часто самая длительная и скучная часть, но критичная)
• Адаптация под ваши процессы (обычно требуется 20-40% от плана внедрения)
• Обучение сотрудников (не презентация, а реальная работа с системой под контролем)
• Запуск в пилотном режиме (не сразу на всю компанию, а на одном подразделении)
• Перевод на боевой режим с поддержкой первые 2-3 месяца

Типичная ошибка: компания проводит двухчасовое обучение и отправляет сотрудников работать. Результат: сотрудники используют 30% функций, остальное “не работает”, компания разочарована.

Правильно: обучение — это еженедельные занятия в течение месяца, где человек разбирает реальные примеры из его работы. “Как вводить счет вашего клиента?” Не общее “вот тут кнопка ввода”, а конкретно для его клиента.

На этом этапе нужен проектный менеджер внутри компании (которого мы выделяем на время внедрения) — человек, который отвечает за сроки, координирует работу, видит проблемы раньше, чем они станут критичными. Без этого человека сроки сдвигаются на месяцы.

С чего начать прямо сейчас

1. Выберите один процесс, который вас больше всего раздражает.
2. Посчитайте, сколько это стоит компании в рублях (время × зарплата, ошибки × убытки).
3. Предложите это владельцу или совету директоров: “Вот стоимость проблемы. Вот стоимость решения. Вот окупаемость”.

Если окупаемость менее 2 лет — начинайте с этого процесса.